Poradnik dla przyszłego przewodniczącego komisji przetargowej

Niniejszy poradnik służyć ma przyszłym lub jeszcze niedoświadczonym przewodniczącym/wpływowym członkom komisji przetargowych. Jeśli jesteś wystarczająco wysoko usadowiony w którymś z departamentów któregoś z ministerstw. Jeżeli pełnisz ważna funkcje w którymś z przedsiębiorstw lub instytucji państwowych możesz pewnego dnia zostać postawiony wobec nowego obowiązku, tj. uczestniczenia w procedurze przetargowej. Słusznie zapewne wzruszysz ramionami, myśląc "za takie grosze mam jeszcze dodatkowo tyrać?" "ni ch..ja!", Zwróć jednakże uwagę na to, iż przykry ten obowiązek przynieść Ci może dodatkowe korzyści materialne, a nawet szacunek wśród podwładnych, przyjaciół i znajomych wyrażanym w powszechnie uznany sposób słowami: "patrzcie na tego, ten to się dopiero obłowił na tym przetargu". Nasz poradnik wskaże Ci drogi podatkożerco jak w prosty sposób za cudze pieniądze można sobie dorobić do chudej pensyjki dyrektora, podsekretarza, naczelnika itp.


2. Co przyszły przewodniczący wiedzieć powinien.

Przyszły przewodniczący nie musi się specjalnie skupiać na tym, po co mu i jaki sprzęt potrzebny, do czego ma służyć i czemu. To i tak zrobi za niego wyznaczona firma z kapitałem zagranicznym i jej dealerzy. Jego głównym problemem być powinno jak w miarę niekłopotliwy sposób i po cichu przepchnąć całą procedurę do szczęśliwego końca, nie narażając się na nieprzyjemności i bron boże na kontakty z prasa, czy tez innymi mediami, co to z zawiści chyba człowiekowi uczciwemu zarobić nie dadzą i w pogoni za sensacją najdrobniejsza ustereczke wykryją i obsmarują potem na łamach względnie w wieczornym dzienniku.
Przyszły przewodniczący na wyrywki znać więc powinien ustawę o zamówieniach publicznych, niniejszy poradnik jej nie zastępuje, a jedynie wyjaśnia fakty w niej nie do końca opisane. Jest jej errata. Przyszły przewodniczący wiedzieć powinien również, jaki będzie skład komisji przetargowej, trzeba, bowiem zawczasu ustalić, z kim się będzie trzeba podzielić łapówką, a kogo można pominąć wzgardliwym milczeniem. Bardzo ważne jest zapoznanie się z kwota budżetu przewidzianego na przetarg, wiadomo wszak powszechnie, iż przetargi o wartości powyżej 3 mln euro leżą w gestii odpowiedniego prezesa, a te powyżej 5 mln już ministra, czyli na razie nieco za wysokie progi na nasze nogi. Dobrze, że łaskawi Ci panowie zostawiają dla nas ochłapy, z których my szare myszki coś uszczknąć możemy.


3. Co przyszły przewodniczący powinien posiadać, żeby wynieść jakąkolwiek korzyść z przewodniczenia.

Na szczęście niewiele potrzeba, żeby skutecznie przeprowadzić procedurę przetargową. Niezbędne jest:
a) zaufanie przełożonego - istotny czynnik, który da nam pełna swobodę przy najbardziej nawet karkołomnych sztuczkach przy interpretacji zapisów ustawowych - zaufanie to osiągamy złożoną we właściwy sposób obietnicą podziału zysku

b) poparcie polityczne - niezbędne przy ważnych i z góry skazanych na zainteresowanie opinii publicznych zakupach, bowiem przy ewentualnej obsuwie (rzecz praktycznie niespotykana, ale przezorny zawsze ubezpieczony) mieć należy poparcie partyjnych kolegów, którzy wybronią nas lub zatuszują sprawę tak, żeby przewodniczący mógł sobie spokojnie dożyć emerytury na innej państwowej posadce - poparcie to osiągamy złożoną we właściwy sposób obietnica podziału zysku

c) znajoma firmę - najlepiej dużego dealera którejś z zachodniej korporacji, którego wybieramy na zwycięzcę przetargu i od którego to otrzymamy proporcjonalna łapówkę - zazwyczaj min. 2% wartości kontraktu


4. Co to jest specyfikacja i jak się ją pisze.

Specyfikacja to najważniejsza z części całej procedury. Tutaj należy popełnić możliwie jak najmniej błędów, choć większość z nich skorygować można potem pytaniami i odpowiedziami. (Patrz rozdział 5.) Większość z punktów S.I.W.Z (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) przepisana zostanie z dokumentacji poprzednich przetargów. Ty skupić się musisz na dwóch, najistotniejszych fragmentach: warunkach dopuszczenia firmy do przetargu i specyfikacji technicznej. W tym celu umówić się musisz, najlepiej w czasie pracy, (po co marnować wolny czas na służbowe obowiązki?) Na spotkanie z przedstawicielem znajomej firmy, która od tego momentu nazywać będziemy Zwycięzcą w odróżnieniu od innych, których nazywać będziemy Przegranymi. Takie rozgraniczenie wprowadzić można już w tej chwili, bo przecież cała sztuka polega na tym, żeby wygrał ten, co ma wygrać, a nie kto inny, bo to nie przyniosłoby korzyści. Na spotkaniu ustalić należy, jakie maksymalne warunki brzegowe spełnia firma i jej produkty, a następnie poprosić o stworzenie na bazie ogólnej koncepcji uszczegółowionej specyfikacji produktu, który zamierzamy kupić. Najłatwiej w tym celu przepisać ulotkę reklamowa danego np. komputera. Zrobić to musi oczywiście znajoma firma, bo po pierwsze Ty nie będziesz się trudził taka głupotą, a po drugie nie, dlatego Cię mianowali Przewodniczącym, bo coś wiedziałeś tylko dlatego, że wiedza, iż sam żyjesz i dasz żyć innym. Wybierać oczywiście należy nie taki komputer, jaki spełniałby potrzeby, ale taki, który miałby jak najwięcej wyróżników, czyli cech różniących go od konkurencji, przy czym nie musza być one w ogóle potrzebne, a najlepiej, żeby go maksymalnie podrażały, przecież bierzesz łapówkę obliczana procentowo od kwoty, więc im kwota większa... Znajomą firmę należy postraszyć, że nie są jedyni na rynku. Przestraszeni szybciej stworzą specyfikacje, mimo tego, że i tak będzie leżała jeszcze pół roku, zanim do niej w ogóle zajrzysz. Świadomość tego niech Ci nie przeszkadza, oni i tak zarobią na tym więcej od Ciebie, więc niech poharują trochę po nocach. Do S.I.W.Z wpisujesz to, co oni napisali i warunki brzegowe (kapitał firmy, obroty, zyski), jakie uzyskali w ostatnim roku, tak żeby wyeliminować mniejsze, firemki, które maja zwykle mniejsze koszty własne (nie musza utrzymywać biurowców i podroży prezesa business class), więc mogłyby zaoferować mniejsza cenę. Konkurencja na innym sprzęcie nie będzie mogła złożyć oferty, bo wykluczają ją warunki techniczne, a innej dużej firmy oferującej to samo już nie ma, bo przecież sprytnie dogadałeś się z właściwą osoba. Niemniej jednak jest jeszcze jeden bardzo chytry sposób na poprowadzenie do zwycięstwa swego faworyta. W warunkach serwisu wpisać można niezwykle ostre, niemal niemożliwe do spełnienia warunki obsługi gwarancyjnej. Osoby niedoinformowane - Przegrani - będą musieli uwzględnić to w cenie. Zwycięzca wiedzieć będzie, ze to pic na wodę i fotomontaż, więc nie podroży zbytnio swej oferty, a w momencie podpisywania umowy już Ty się zatroszczysz, żeby odpowiednie paragrafy z niej wyparowały. Skutkiem, czego nawet kompatybilne z S.I.W.Z. oferty będą zbyt drogie. Po zatwierdzeniu przez komisje (nie będzie problemu, to Twoi koledzy), zwierzchnika (nie będzie problemu, On wie, ze dostanie działkę), specjalistów (nie będzie problemu to Twoi podwładni, najwyżej wywalisz jednego na pokaz, reszta się przestraszy i podpisze cokolwiek) zgłasza się przetarg do Urzędu Zamówień Publicznych (podpisują wszystko jak leci, nawet najgłupsze specyfikacje) i oni go już ogłoszą. Gdyby z jakiś przyczyn nie dało się uwzględnić powyższych trików spróbuj dodać jako warunek oceniany w sposób niemalże dowolny. Wystarczy oceniać jakość produktów, wiarygodność firmy itp, a następnie Zwycięzcy przyznać maksimum, a Przegranym minimum możliwych punktów. Przyznasz sam drogi Przewodniczący, że wyjście to mało eleganckie i nie daje tego zadowolenia, co dobrze spreparowana przez zawodowca specyfikacja. Jeśli czujesz się na siłach możesz rozgłosić po mieście plotkę, ze przetarg jest ustawiony, zniechęci to wielu naiwnych, którzy jeszcze nie wiedzą jak ten mechanizm działa. Samo ogłoszenie przetargu jest czynnością automatyczną, więc nie będziemy poświęcać temu żadnej uwagi. Ukazuje się biuletyn o zamówieniach publicznych z Twoim przetargiem i w tym momencie machina rusza i od tego momentu musisz być już na miejscu, wszystkie urlopy, zwolnienia, spotkania odwołujesz. Rodzinie stanowczo odmawiasz wypadów na narty, żagle itp. Powetują sobie to potem, jak już będzie, za co.


5. Pytania i odpowiedzi na nie.

Ustawa o zamówieniach publicznych jest doskonałym polem do popisu dla wszelkiego rodzaju szachrajstw i przekretow. Jej niespójność, nieczytelność i wewnętrzne sprzeczności celowo zostały w niej umieszczone przez mistrzów tego gatunku literackiego - posłów na sejm III RP. Niestety pozory demokracji wymagały umieszczenia tam paru utrudniających życie drobiazgów, ale przecież nie po to podjąłeś się trudu przeprowadzenia przetargu, żeby dać się podejść takim drobiazgom. Takim właśnie drobiazgiem jest prawo składania na piśmie pytań przez Przegranych, którzy na siłę chcieliby nimi zmienić niekorzystne im zapisy w S.I.W.Z. Na tym etapie potrzebna jest ścisła współpraca ze Zwycięzcą. To oni przecież odpowiadają za techniczną stronę S.I.W.Z, więc niech odpowiednio potraktują Przegranych. Znają rynek, Ty podasz im, kto składa pytanie, a oni na tej podstawie ocenia, co jest zagrożeniem, a co można odpuścić dla zachowania pozorów. Nie przejmuj się jednak, 100% odpowiedzi negatywnych nie wyda się nikomu podejrzane. Etap ten jest intensywny, acz krótki i w miarę bezpieczny. Jeśli tylko nikt nie będzie chciał niczego wtrącić w praktyce nie ma szans, żeby ktoś Ci zamieszał w szykach.


6. Składanie ofert i ich oficjalne otwarcie.

Zwycięzca i Przegrani składają oferty w ściśle określonym terminie. Widzisz jakiś problem w ustaleniu terminu składania ofert na godzinę otwarcia urzędu, czyli np. na 8.00 rano? Zapewne nie, a teraz pomyśl o tych Przegranych, których firmy mieszczą się poza Twoim miastem. Ich prezesi nie lubią płacić za hotele, więc będą musieli wstać wcześnie rano (może w nocy), jechać kilkaset kilometrów, błądzić po nieznanym mieście. Może będziesz miał szczęście i się spóźnią, a przecież już pół minuty wystarczy, żeby nie przyjąć oferty. Zwycięzca wręczy Ci ofertę dzień wcześniej, a już Ty sam podłożysz ja gdzie trzeba w określonym czasie. Jeśli procedura opakowania oferty będzie wystarczająco skomplikowana być może któryś z Przegranych pomyli się, zastosuje zbyt mało kopert, naklejek itp. Już ten drobiazg go dyskwalifikuje. Generalnie rzecz biorąc ten etap nie jest zbyt istotny. Zabawa zaczyna się w następnej części.

7. Twoje pytania i rozstrzygniecie przetargu.

Teraz czas na końcowa ewaluacje ofert. Znasz ceny, znasz ich zawartość. W dzisiejszych ciężkich czasach wartość oferty mierzona jest przede wszystkim cena, wiec spokojnie skupiasz się tylko na ofertach tańszej od tej złożonej przez Zwycięzcę. Ofertę przeglądają pracownicy Zwycięzcy szukając błędów formalnych i merytorycznych, Ty czekasz na wyniki analizy. Jeżeli znajdą jakieś odrzucasz ofertę bez chwili wahania i masz święty spokój. Pamiętaj, że wszystko jest istotne, data na zaświadczeniu z ZUS-u o niezaleganiu ze składkami, byle przecinek w części technicznej, mała cyferka w opisie sytuacji finansowej firmy, podpis na gwarancji bankowej itp. Jeżeli zaś ciężko będzie o oczywisty błąd masz szanse na wykonanie pchnięcia laski. Wyszukujesz odpowiedni punkt w S.I.W.Z wymagający przedstawienia certyfikatu, zaświadczenia i w piątek o 17.00 Wysyłasz fax z prośbą o potwierdzenie odpowiednim dokumentem (jego oryginałem) z terminem na poniedziałek 9.00. W 90% przypadków masz spokój. Rzadko, kto się wyrabia. W praktyce powyższe sposoby stosowane jednocześnie zapewniają sukces przedsięwzięcia. Zwracam ponownie uwagę na drobiazgowe przeanalizowanie ofert o cenie niższej niż cena Zwycięzcy. Ten wysiłek jest niezbędny do tego, żeby jakąś tam komisja z NIKu mogła Ci skoczyć "tam gdzie Pan Pana Majstra może w dupę pocałować" w razie kontroli, a to zdarza się ostatnio dość często. Tutaj nie ma miejsca na grubsze przekręty, wszak chodzi o Twój tyłek. Mądry przewodniczący wygrywa przetargi dla swego faworyta przed ich ogłoszeniem, a nie w trakcie.


8. Protesty i ich odrzucanie. Sąd Arbitrażowy.

Zdarza się czasem, że zbulwersowani Przegrani składają protesty, do czego upoważnia ich nasza ulubiona ustawa o zamówieniach publicznych. Nie przejmuj się tym ich aktem desperacji. Protesty takie w 95% sa odrzucane niemalże automatycznie. Niepotrzebne jest tez jakiekolwiek uzasadnianie tychże odrzuceń. Znane są przypadki, w których przedstawiono kilkadziesiąt bardzo solidnie umotywowanych zażaleń do postanowień komisji, a ta odpowiedziała jednym zdaniem "wszystkie postawione zarzuty za bezpodstawne". Przetarg wygrany został oczywiście przez Zwycięzcę. Problemem nie jest również Sąd Arbitrażowy, pamiętać jednak musisz o tym, że ta szacowna instytucja zwoływana jest na potrzeby większych przetargów, które leża już raczej w gestii Twych podwładnych, a nawet, jeśli już ktoś wymyśli takie rozwiązanie w Twoim przypadku Ty wyręczysz się swym szefem, który wszak darzy Cię dużym zaufaniem. On ma swoich szefów, swoich kolegów i całe to kolegium już wymyśli sposób, w jaki możnaby Ci pomóc. Pamiętać musisz jedynie o długu wdzięczności wobec nich, jaki w ten sposób zaciągasz. Nie bój się, nie zapomną o nim. Etapu tego nie musisz się obawiać, Przegrani wiedza, że zyskiwanie opinii pieniacza nie pomaga w kontaktach z władzą państwową i rzadko sięgają po ten środek.


9. Odwołanie przetargu.

To jest broń ostateczna. Jeśli po nią sięgasz, znaczy to najpewniej, że niedopatrzyles etapów tworzenia specyfikacji (patrz punkt 4). Pamiętaj, że nie jesteś jedynym sprytnym na tym świecie i że wśród Przegranych zdarzają się lotne umysły, które wykorzystają każdy Twój błąd. Jeśli jednak nie ma już wyjścia, oferta wygrywająca nie należy do Zwycięzcy możesz odwołać przetarg. Powodów może być wiele, od przesunięcia się budżetu na przyszły rok, zmiany planów systemu, który ma być stworzony itp. itd. Odwołany przetarg to nie jest nieszczęście, powtórzy się go za kilka miesięcy, ale jeszcze raz będzie trzeba przyłożyć się do rozmów, układania komisji, straszenia podwładnych, itp., a pieniądze będą tylko nieco większe. Postarajmy się wobec tego nie dopuszczać do takich nadszarpujących zaufanie czynności. Lepiej napracować się wcześniej niż potem 2 razy.


10. Podpisanie umowy

To już czysta przyjemność, należy tylko przeanalizować projekt umowy jeszcze raz, wyrzucić z niej zbędne i niewygodne dla Zwycięzcy warunki, w przypadku przetargów Phare (sponsorowanych przez frajerów z Unii Europejskiej) zdobyć zezwolenie na rozszerzenie kontraktu o ustawowe 15% (więcej znaczy lepiej). Nie należy tez zapomnieć, że to właściwe miejsce, jeśli do tej pory nie zostało to zrobione, na przyjęcie koperty od odpowiednich osób. I nie traktuj tego jako łapówki, po co psuć sobie humor, myślmy o tym jak o wynagrodzeniu, którego przecież nie dostaniesz od budżetu państwa za ciężką pracę włożoną w odpowiednie zarządzenie tak dużym projektem, jakim jest przetarg. Nie słuchaj socjologów mówiących coś o procesie "społecznego uzgadniania usprawiedliwienia". Wszyscy tak robią i tyle, a Twój wkład jest tak mały w całe zjawisko, że aż śmieszny.


11. Realizacja dostawy i protokół końcowego odbioru.

Sama realizacja nie jest Twoim problemem, Ty już zrobiłeś swoje i nie musisz się tym kłopotać. To jest czas na to, żeby Twoi podwładni wykazali się operatywnością i jakoś przystosowali to, co kupiłeś do tego, co ma być z tym zrobione. Może nie działać oczywiście tak pięknie jakby sobie to wymarzyli, ale kto by tam dyskutował z leniami. Niech się wezmą do roboty. Istotna jest natomiast chwila podpisania protokółu końcowego odbioru. Jeśli Zwycięzca do tej pory zwlekał z zapłatą masz ostatnia szanse, żeby go postawić pod ścianą. Bez podpisanego tego jednego, jedynego papierka sam nie dostanie żadnych pieniędzy od instytucji, którą reprezentujesz. Nie daj się zwieźć obietnicami "Wy zapłacicie - ja zapłacę", w tym kraju ciężko o tak uczciwego jak Ty człowieka, pewnie przy pierwszej okazji się wyprze i nici z nowego samochodu czy tez wyprawki dla córki. Jeśli natomiast nie zależy Ci już więcej na kontaktach z nim, bo np. nowy, przyszły Zwycięzca oferuje lepszą stawkę, możesz chwilkę z nim pograć i pod pozorem nacisków z góry wyciągnąć jakiś komputer, albo inny drobiazg. On i tak kupił wszystko na kredyt i teraz jest naciskany przez swoich dostawców, będzie elastyczny, sam zobaczysz.


12. Uwagi i zastrzeżenia.

Autor nie neguje uczciwości każdego urzędnika państwowego, nie spotkał się jednak ze 100% uczciwym przetargiem. Zapewne żyje zbyt krotko i nie widział wystarczająco dużo. Autor nie reprezentuje poglądów firmy, w jakiej pracuje, każde z powyższych słow. jest jego własna, pozasłużbową opinia. Nie wpływa ona na jakość i sposób wykonywanej przez niego pracy. Z czegoś trzeba żyć.